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コロナ禍でオンライン化が加速!!ITを活用した重要事項説明書の手順

201710月から賃貸契約に基づく重要事項説明のITの運用が始まりました。

ただ「難しそう」「手間がかりそう」というイメージをもつ人も多く、今一つ伸び悩んでいましたが、コロナの影響で、オンライン化が加速し、IT重説の再び着目され、導入も増えてきました。

これからの時代に合ったIT重説のやり方や必要な用意を、そのメリット・デメリットとあわせて解説します。

そもそも「重要事項説明」とは

重要事項説明とは、「宅地建物取引業法で契約前に義務付けられているもので、賃料や使用における物件の条件など、重要な契約事項を借主に説明を行うためのものです」

重要事項説明書の記名押印、説明は必ず宅地建物取引士が行います。

IT重説が導入される前は、遠く離れた場所に住んでいる場合でも店に訪れ対面で重説をすることが必須でした。例えば東京から転勤で大阪に引っ越しする場合でも、東京から交通費を出して大阪の賃貸店舗に向かわなければなりませんでした。

わざわざ重説のためだけにお金を出して長い距離を移動するというのは誰でも無駄だと思うでしょう。

そのためにも2017年10月1日からテレビ電話などITを活用した重説が運用を開始されましたが、中々広まらなかったのが現状でした。

ただ2020年に発生したコロナの影響もあり、対面する機会を減らそうとする人も多く再びオンラインが注目されIT重説を取り入れる業者も大幅に増えてきています。

IT重説の流れ

本人確認の必要性

重要事項説明は賃借人である本人に対して説明しなければなりません。そのためにもまず本人確認が必要です。

本人確認は以下の方法です。 

  1. 物件案内時に身分証明書(運転免許証など)のコピーを取得しておく
  2. IT重説前にIDやパスワードを本人限定受取郵便にて送付し、IT重説時に口頭で秘密の質問に対する答えやパスワードを答えてもらい確認する
  3. スマートフォンや自宅パソコンを使ったビデオ通話システムアプリ(zoomなど)を介して運転免許証などの身分証明書を提示してもらい、画面上で本人確認する

宅地建物取引士の証明と確認

重要事項説明をするのは、宅地建物取引士しか出来ません。IT重説でも当然資格者でないと説明できません。証明するのは、宅地建物取引業法第224項で定められていることであり、IT重説でも重要なポイントです。

「宅地建物取引士証」提示義務が対面によることを前提としていたことにより、ビデオ通話での画面を通して提示することが宅建業法でも適法とされます。

 ただし宅地建物取引士である確認は重説時以外におこなっても意味がない為、重説時にネット環境や画面の不具合などにより上手く提示できない場合や相手方が確認できない場合は、重要事項説明そのものを中止しなければなりません。

重要事項説明書の証明

宅地建物取引士証の提示し、本人確認するとともに、重要なポイントが「重要事項説明書」が本物の書面であることの証明と確認です。

重要事項説明書は、宅地建物取引業法第35条で定める書面であることが決まっており、この書面を元に説明することが義務づけされています。

IT重説では印刷された紙の書面ではなく、説明を受ける賃借人がメール受信またはサーバーなどからファイルをダウンロードすることにより入手して説明を受けます。

ファイルの内容は宅地建物取引士が作成し内容に相違がないことを証明しなければなりません。

その証明は電子署名をする方法によります。

説明の方法

当然ですが、対面での説明と同様にIT重説でも書面や資料は、見やすくなければなりません。

説明を受ける際、スマートホンの場合は画面が小さく、不明瞭で説明している該当部分が把握しづらいかもしれません。

事前に電子書面を印刷しておき、宅地建物取引士の説明する様子をスマートホンの画面で見ながら、重要事項説明は印刷した書面で行き違いが発生しない様に確認するなどの工夫が必要となります。

また説明の途中でネット接続の不具合などから映像や音声が途切れた場合は、ただちにIT重説そのものを中止することも必要になることがあります。

それぞれ映像を介して様子がわかるように「ワイプ画面」が表示出来るアプリ(ZOOMやスカイプなど)を使い、説明する側も相手の様子を見ながらわかりやすく説明する必要があります。

行き違いが無いように録画・録音をする

ZOOMSkypeに録画機能がありますので、はじめに宅地建物取引士の免許証の確認、ファイルがダウンロードされていることの確認をし、しっかりと記録して双方行き違いが無いようにすることが重要になります。

録画・録音すべきポイントは下記を参考にしていただければと思います。

  1. 説明者(宅地建物取引士)の通信状況や説明する端末の確認状況
  2. 宅地建物取引士の本人確認
  3. 電子ファイルの電子署名の確認
  4. 重要事項説明中
  5. 重要事項説明終了の確認

    上記内容を記録し、トラブル回避のために疑問点は再度確認が出来るように保存をすることが求められています。

    注意すべきポイント

    20203月に国土交通省から公表された「賃貸取引における重要事項説明書等の電磁的方法による交付に係る社会実験【結果報告】」では、IT重説によるトラブル状況について報告されました。

    ●トラブル事例

    • 音声が聞こえない/71.4%
    • 画面が映らない/50.0%
    • ネットにつながらない/28.6%
    • 端末が利用できない/14.3%
    • 電子ファイルをダウンロードできない、または開かない/21.4%

    ネット環境不安定によるトラブルが多く、状況によっては重要事項説明を中止せざるを得ないケースもありえます。

    そのため、ネット環境に関する確認に関し、「賃貸取引における重要事項説明書等の電磁的方法による交付に係る社会実験のためのガイドライン」において「トラブル事例の対応方法について」を追加し実験がおこなわれています。

    まとめ

    コロナ渦がニュースで持ち切りになっていますが、出来るだけ人との接触を避け、オンラインでの内見から契約にいたるまですべてネット完結できる時代になってきています。

    今後は、ネットを最大限利用し、重説から賃貸契約完了までが常識となる時代になるかもしれません。

    弊社も賃貸管理業務において、いち早く対応するためにITツールやアプリケーションなどどんどん導入されることを感知しながら入居者様、オーナー様により便利にようになることでしょう。

    IT技術は日々進歩しており、これからは「不動産テック」に注目し、より便利でオーナー様や入居者様に手軽で喜んでいただけるツールや今回お伝えしたIT重説など積極的に活用し不動産投資、賃貸経営や快適な住環境を提供できるように邁進していきます。

    IT重説について国土交通省が発表しているマニュアルぜひ参照にしてください。

    マニュアル概要

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